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ビデオ会議の英会話。コロナウイルスでリモート、使えるフレーズ紹介!

イギリス在住のサリーです。
5月前半は気温が13度にしかならない日が続いたりしていて、冬のコートを着て歩いている人も見かけます。
ジョンソン首相の緩和政策発表後、イングランドでは5月11日から出勤する人が少し増えたり、13日からは外でのエクササイズの時間制限がなくなったり、一部のガーデンセンターが営業再開などが始まりました。
正直、ガーデンセンターオープンには驚きましたね。
ガーデニング大国と言われるイギリスにしても、ちょっと早いのでは?と感じました。

さて、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、自宅勤務をされている方が多いことと思います。
出社していても、顧客を訪問する代わりにビデオ会議や電話で対応する方法にしていることも多いでしょう。
どれも人との接触を避け、感染拡大を防止するためのものです。
この記事では、リモートワークからするビデオ会議で使える英会話のフレーズをお届けします。
コロナウイルス対策だけでなく、海外とのやり取りにも必要なものですので、いざというときのため準備をしていきましょう。

ビデオ会議の英語表現とは?

ビデオ会議とは、会議室に専用の機器を備え、映像と音声による会議を行なうことです。
参加者は何人でも参加することができます。
また、自宅やオフィス内の自分の席から、パソコンに内臓されているカメラ(または市販のウェブカメラ)を使って、インターネット回線を通じた映像と音声による会議を行なうことはWeb会議と呼ばれます。

これらの会議のメリットは、業務の効率化であったり、物理的な距離を無くすことにあると言えるでしょう。

まずは、関連する言葉の英語表現から紹介します。
このような用語を知ってことは大切です。
目にすればするほど、聞けば聞くほど、どんどん慣れていきます。

video conference/ビデオ会議
set up a video conference/ビデオ会議の設定をする
invite XX for the video conference/ビデオ会議にXXを招待する
turn the video on/ビデオをオンにする
turn the video off/ビデオをオフにする
online/オンライン
offline/オフライン
away/退席中
microphone/マイク
camera/カメラ
mute/消音
chairperson/facilitator/議長・進行役
attendee/participant/参加者
agenda/議題
minutes/議事録

ビデオ会議を始めるための英語フレーズ

ビデオ会議用語が分かったところで、次は会議を始めるためのフレーズの紹介になります。

facilitator(進行役)が以下のように始めるのが一般的です。
参加者に参加のお礼をする:

Thank you everyone for joining us today.
(今日はご参加をいただきありがとうございます。)

Welcome to the video conference.
(会議にようこそいらっしゃいました。)
・・・参加者全員が揃っているかを確かめるために、onlineかどうか確認します・・・

会議開催者側の自己紹介をする:

Please let us introduce ourselves before we start.
(始める前に自己紹介をいたします。)

ここで、主催者側のメンバーを1人づつ紹介していきます。
その場合は、名前と部署を名乗ります。
名前にはMr./Ms.をつけますが、すでに知っているなど参加者との関係でファーストネームで紹介することも問題ありません。

I’m XX from the marketing department.
(私はマーケティング部のXXです。)
どこどこの部署と言いたいときは”from the 部署”とします。

This is Mr. XXX, the project manager.
(こちらはプロジェクトマネージャーのXXXです。)
人を紹介する場合は、”This is”でスタートしましょう。

次に、参加者側に自己紹介をしてもらいます。
初めて会うメンバーであれば、Nice to meet you all.(初めまして)というフレーズも加えます。
すでに会ったことがあれば、Nice to see you again.(またお会いでき嬉しいです)が使えます。

議事進行のための英語フレーズ

全員が参加の状態になっていること、自己紹介を済ませた後は議事進行に進んでいきます。
対面で話すのか、資料を共有した上で話すのか、画面やスピーカーがきちんとオンになっているかなどを確認していきます。

Shall we start?
(開始いたしましょうか?)

Has everyone received the agenda?
(皆さん、議題がお手元に届いていますか?)

The purpose of this conference is…
(この会議の目的は~です。)

Let me share the screen with you.
(画面を共有させてください。)

Can you see the slide page?
(スライドをご覧いただけていますか?)

Can I go back to the previous slide?
(ひとつ前のスライドに戻っていいですか?)

Are you with us?
(理解できていますか?)

Would you mind turning screen sharing off, I would like to discuss it face-to-face now.
(画面の共有をオフにしていただけますか?ここからは対面で話し合いをさせていただければと思います。)

Thank you. I can see you. Can you see us?
(ありがとうございます。あなた方が見えます。そちらの方からは私たちが見えますか?)

Excuse me, I can see you speaking, but I can’t hear you.
Could you please check your microphone?
(すみません。あなたが話しているのは見えるのですが。声が聞こえないんです。マイクをご確認いただいて宜しいですか?)

Mute was on, sorry. I just turned the mute off. Can you hear me?
(すみません、ミュートをオンにしていました。今、オフにしました。聞こえますか?)

Excuse me, I’m having a connection issue.
(すみません。接続に問題があるようです。)

ビデオ会議を終えるための英語フレーズ

様々なディスカッションができ、ビデオ会議を終了させる段階に至りました。
ビデオ会議を終えるには、確認するべきことや参加してもらったことへのお礼を伝えます。

Let me confirm that we agreed on…
(~について合意したことを確認させてください。)

Is there anything else to discuss?
(何か他に議論することがありますか?)

Would anyone like to add anything before we finish?
(会議終了の前に、どなたか何か付け加えたいことはありますか?)

It’s time for us to finish the meeting.
(これで終わりにしたいと思います。)

We will put everything we discussed today together and email the minutes to you by Friday.
(本日話し合ったことすべてをまとめ、金曜までに議事録を皆さんにメールでお送りいたします。)

ビジネスの場合は、いつまでにというときはそれを明確に伝えるべきであり、早めにといった表現はあやふやに感じてしまいますのでご注意ください。

Please let us know if any question comes up.
(何かご質問が出てきた場合はお知らせください。)

It was good to exchange ideas with everyone.
(皆さんとアイデアの交換ができ良かったです。)

Thank you for your time today.
(本日はお時間をいただきありがとうございました。)

Thank you very much for joining us today.
(本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。)

ビデオ会議マナーを考えた英語フレーズ

実際に会う会議と同様、ビデオ会議にもルールやマナーがあります。
話していることを明確にしたりきちんと聞けるように、話すときは1人づつということをまずお願いしたり、質問をするとき、聞き直すときなど、丁寧な言い方をするべきです。
そのためには、”please”, ”excuse me”, ”I would like to”といった英語の定番フレーズを使うことをお勧めします。

Please speak one at a time.
(1人ずつ話すようにしてください。)
at a timeは”一度に”という意味です。

Please explain it again.
(もう一度、ご説明いただけますか。)

Please speak a little louder?
(もう少し大きい声で話していただけますか。)

Excuse me, I didn’t hear.
(すみません。聞こえませんでした。)

I would like to raise an issue on…
(~について問題を提起したいと思います。)

I’m afraid I’m unfamiliar with the term X, could you again please explain what it is?
(Xという用語についてよく知らないのですが、それが何なのかご説明いただけますか?)

ビデオ会議の英会話まとめ

社内に外国人スタッフがいたり、海外の支店や外国人のクライアントがいれば、英語でのビデオ会議の機会はますます増えていくでしょう。
参加へのお礼を言葉にし自己紹介をしてから会議を進めますが、全員が同じ画面を見ているか、声が聞こえているかなどに都度注意を払うのはビデオ会議ならではです。
これらのフレーズは使えば使うほど慣れていきますし、慣れていけば相手が言うことも楽に聞き取れるようになっていくでしょう。
新型コロナウイルスで、リモートワークが増えるとともにビデオ会議も増えました。
この先、収束していったとしてもビデオ会議はさらに利用されていくことが自然と考えられます。
この機会に、流れとそれに関連する英語のフレーズを覚えておくことをお勧めします。

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